Свой почтовый сервер для компании: когда он нужен, а когда лучше облачная почта

Три варианта корпоративной почты

Когда говорят «свой почтовый сервер», часто имеют в виду просто почту на своём домене. Это разные вещи: адрес @vasha-kompaniya.ru можно получить в любом из трёх вариантов.

• Облачная почта для бизнеса. Домен ваш, а серверы, антиспам, обновления и копии — забота сервиса. Из российских — Яндекс 360 для бизнеса и VK WorkSpace. Оплата — подписка за каждый ящик.
• Почта у хостинг-провайдера. Часто идёт в комплекте с сайтом. Дёшево, но обычно с ограничениями по объёму ящиков, без календарей и с небольшим запасом по защите от спама.
• Свой почтовый сервер. Программа (Microsoft Exchange, российская почтовая система или свободное ПО) установлена на ваш сервер в офисе, в арендованной стойке или на виртуальном сервере. Всё — от антиспама до резервных копий — на вашей стороне.

Когда свой почтовый сервер оправдан

Свой сервер стоит рассматривать, если выполняется хотя бы одно из условий:

• Требование закона или заказчика. Например, работа с госзаказчиками, режимными объектами или регламент, по которому переписка не должна покидать инфраструктуру компании.
• Изолированная сеть. Почта нужна внутри сети, которая не подключена к интернету или подключена ограниченно, — на производстве, в лаборатории.
• Большой масштаб. Сотни ящиков, большие архивы, долгие сроки хранения. На таком объёме подписка может обходиться дороже, чем сервер и администратор, которые у компании и так есть.
• Особые интеграции. Почта тесно связана с внутренними системами: учётной, документооборотом, телефонией — и облачный сервис не даёт нужного уровня доступа.
• Политика независимости. Компания сознательно не хочет зависеть от изменения тарифов и правил внешнего сервиса — и готова платить за это администрированием.

Важное условие для всех случаев: у сервера должен быть человек, который за ним следит. Почтовый сервер без регулярного обслуживания — один из самых частых источников проблем с безопасностью в небольших компаниях.

Когда свой сервер — лишняя нагрузка

• в компании 5–30 сотрудников, и почта нужна для обычной переписки с клиентами;
• нет штатного администратора или подрядчика, который будет обновлять сервер и проверять копии;
• сервер планируется поставить в офисе на обычном интернет-канале без резервного провайдера и ИБП;
• главная причина — «хотим адрес на своём домене»: облачная почта даёт его без своего сервера;
• главная причина — «так дешевле»: без учёта времени администратора это почти всегда не так.

Из чего складывается стоимость своего почтового сервера

Сравнивать подписку только с ценой лицензии некорректно. Реальная стоимость своего сервера состоит из нескольких частей:

• Оборудование или аренда. Отдельный сервер или виртуальная машина с запасом по дискам: почтовые архивы растут быстрее, чем кажется.
• Лицензии. Операционная система, сама почтовая система, клиентские лицензии на пользователей, антиспам и антивирус для почты. Свободное ПО бесплатно, но требует больше квалификации при настройке.
• Канал и адрес. Статический («белый») IP-адрес у провайдера, у некоторых провайдеров — отдельная услуга по открытию 25-го порта для отправки почты.
• Резервное копирование. Отдельное место для копий почтовой базы — желательно вне офиса.
• Время администратора. Обновления, проверка очередей и журналов, разбор писем, которые «не дошли», чистка чёрных списков, восстановление удалённых писем. Это регулярная работа, а не разовая настройка.
• Простой. Если сервер в офисе, почта перестаёт работать вместе с электричеством или интернетом. Во сколько обходится час простоя, можно посчитать по формуле из статьи «Сколько бизнес теряет из-за проблем с ИТ».

Что нужно, чтобы письма доходили, а не попадали в спам

Самая частая жалоба после запуска своего сервера — «наши письма уходят в спам» или «клиенту не приходят счета». Крупные почтовые сервисы проверяют каждого отправителя, и сервер без этих настроек выглядит для них как рассыльщик спама:

• Статический белый IP-адрес, которого нет в чёрных списках. Перед запуском адрес проверяют по спискам вроде Spamhaus: если провайдер раньше отдавал его кому-то, кто рассылал спам, письма будут отклоняться.
• Обратная DNS-запись (PTR) — по IP-адресу должно определяться имя вашего почтового сервера. Её настраивает провайдер по вашей заявке.
• SPF — запись в DNS домена со списком серверов, которым разрешено отправлять почту от вашего имени.
• DKIM — цифровая подпись писем: получатель проверяет, что письмо действительно отправлено вашим сервером и не изменено в пути.
• DMARC — правило для получателей, что делать с письмами, не прошедшими SPF и DKIM. Без него от имени вашего домена проще рассылать поддельные письма.
• Сертификат TLS — шифрование при передаче писем и подключении почтовых программ.
• Закрытый «открытый релей». Сервер должен отправлять письма только от своих авторизованных пользователей. Ошибка в этой настройке превращает сервер в бесплатную площадку для чужого спама — и IP-адрес быстро попадает в чёрные списки.

SPF, DKIM и DMARC нужны и при облачной почте — но там сервис подсказывает нужные записи, а репутацию IP-адресов поддерживает сам.

Какое ПО используют для своего почтового сервера

Выбор зависит не столько от функций, сколько от того, кто будет сопровождать сервер: систему, которую никто в компании не знает, не спасёт даже хорошая документация.

Безопасность своего почтового сервера

Почтовый сервер всегда доступен из интернета, поэтому его постоянно сканируют и пытаются взломать. Минимальный набор мер:

• устанавливать обновления безопасности почтовой системы и ОС в течение нескольких дней после выхода — уязвимости почтовых серверов массово используются почти сразу после публикации;
• защититься от подбора паролей: блокировка после нескольких неудачных попыток, сложные пароли, двухфакторная аутентификация для веб-почты;
• не публиковать в интернет лишнее: панель администратора почтового сервера должна быть доступна только из сети офиса или через VPN;
• фильтровать вложения: исполняемые файлы и архивы с паролем — частый способ доставки шифровальщиков, подробнее в статье «Как защитить компанию от шифровальщика»;
• делать резервные копии почтовой базы и регулярно проверять, что из них восстанавливается отдельный ящик и отдельное письмо.

Общий план защиты офиса, в который входит и почта, — в статье «Базовый план информационной безопасности».

Как переехать на новую почту и не потерять письма

Переезд нужен в обе стороны: с устаревшего Exchange в облако, с хостинга на свой сервер или с личных ящиков на корпоративный домен. Порядок примерно одинаковый:

• Опись. Список всех ящиков, псевдонимов, общих ящиков (info@, buh@) и пересылок. Отдельно — кто и где хранит архивы писем локально.
• Подготовка DNS. Заранее уменьшить время жизни (TTL) MX-записи, чтобы переключение разошлось быстрее. Проверить, кто управляет доменом и есть ли к нему доступ.
• Новые ящики. Создать ящики и общие адреса на новой почте, настроить SPF, DKIM и DMARC под новый сервер.
• Перенос писем. Скопировать содержимое ящиков по IMAP или средствами самой почтовой системы — вместе с папками и датами.
• Переключение MX. В выбранный вечер или выходной переключить MX-запись. Несколько дней старая почта продолжает работать: письма, пришедшие туда до обновления DNS, докопировать.
• Почтовые программы и телефоны. Перенастроить Outlook, Thunderbird и почту на смартфонах сотрудников, проверить отправку счетов из 1С и других программ, которые шлют письма от имени компании.

Главная ошибка — переключить MX и сразу удалить старые ящики: часть писем ещё несколько дней приходит по старому адресу.

Чек-лист: если почтовый сервер у вас уже есть

• версия почтовой системы ещё получает обновления безопасности;
• последнее обновление установлено не позже месяца назад;
• IP-адреса сервера нет в чёрных списках;
• для домена настроены SPF, DKIM и DMARC;
• сервер не является открытым релеем;
• резервная копия почты делается и хранится не на том же сервере;
• восстановление ящика из копии проверялось в этом году;
• ящики уволенных сотрудников заблокированы, а их почта передана руководителю;
• известно, кто администрирует сервер и где хранятся пароли администратора.

Если по трём и более пунктам ответ «нет» или «не знаю» — сервер требует внимания в ближайшее время.

Чем поможет «Бизнес Системс»

Мы устанавливаем и администрируем почтовые серверы, а также переносим почту в облачные сервисы и обратно — с сохранением писем и без остановки работы. Если вы ещё выбираете, поможем честно сравнить варианты под вашу задачу: часто правильный ответ — облачная почта, и тогда свой сервер не нужен.

Сопровождение почты, как и обслуживание серверов, входит в абонентское ИТ-обслуживание — от 20 000 ₽ в месяц для офиса до 15 рабочих мест (все тарифы). Как в целом устроить ИТ в растущей компании — в статье «Как организовать ИТ-инфраструктуру офиса на 10–30 сотрудников».