Сколько бизнес теряет из-за проблем с ИТ: как посчитать потери рабочего времени

Какие бывают ИТ-простои

Когда говорят о потерях из-за ИТ, обычно вспоминают крупную аварию: сервер не загрузился, интернета нет с утра, офис стоит. Такие случаи заметны и запоминаются. Но на практике больше времени часто уходит на мелкие ежедневные сбои, которые никто не считает:

Микропростои опасны именно тем, что стали нормой: «у нас всегда так». Они не попадают ни в один отчёт, но складываются в часы каждого сотрудника.

Как посчитать стоимость часа простоя

Для оценки не нужна сложная методика. Достаточно посчитать, сколько стоит компании час работы сотрудника и сколько таких часов уходит впустую.

• 1. Полная стоимость сотрудника в месяц. Зарплата плюс страховые взносы — около 30% сверху. Зарплата 80 000 ₽ обходится компании примерно в 104 000 ₽.
• 2. Стоимость часа. Разделите полную стоимость на число рабочих часов в месяце — в среднем около 165. В нашем примере: 104 000 / 165 ≈ 630 ₽ в час.
• 3. Потерянные часы. Сколько времени в месяц сотрудник не может работать или работает медленнее из-за техники, сети и программ.
• 4. Умножьте стоимость часа на потерянные часы и на число сотрудников, которых это касается.

Важная оговорка: эти деньги не исчезают со счёта отдельной строкой. Вы платите зарплату в любом случае, но за часть оплаченного времени работа не делается. Поэтому потери из-за простоя легко не замечать — в бухгалтерии их нет.

Пример: микропростои в офисе на 15 человек

Условный расчёт, цифры для наглядности. Офис на 15 сотрудников, средняя зарплата 80 000 ₽, стоимость часа около 630 ₽. Допустим, каждый теряет всего 15 минут в день: компьютер долго загружается, 1С подвисает, документ не уходит на печать.

• 15 минут × 21 рабочий день ≈ 5,25 часа в месяц на человека;
• 5,25 часа × 630 ₽ ≈ 3 300 ₽ в месяц на человека;
• × 15 сотрудников ≈ 50 000 ₽ в месяц, или около 600 000 ₽ в год.

Это оплаченное время, за которое работа не сделана, — и только от микропростоев.

Пример: один полный простой

Тот же офис, сервер с 1С не работает полдня — 4 часа. 15 человек × 4 часа × 630 ₽ ≈ 37 800 ₽ только оплаченного, но потерянного времени. К этому добавляются последствия, которые в формулу не входят: об этом ниже.

Посчитайте для своего офиса

Подставьте свои цифры. Если не знаете, сколько времени теряется, начните с осторожной оценки — 10–15 минут в день на человека.

Сотрудников за компьютерами

Средняя зарплата, ₽ в месяц

Теряет каждый, минут в день

Полных простоев, часов в месяц

Стоимость часа работы сотрудника: ≈ 630 ₽. Потери: ≈ 50 000 ₽ в месяц, ≈ 600 000 ₽ в год.

Расчёт: зарплата + 30% взносов, 165 рабочих часов и 21 рабочий день в месяц. Это оценка оплаченного, но потерянного времени, без упущенной выручки и штрафов.

Что не входит в формулу, но тоже стоит денег

Сорванные сроки и сверхурочные

Работа, которая не сделана в простой, никуда не девается: её доделывают вечером или в выходные. Если сверхурочные оплачиваются, простой обходится дважды. Если нет — растёт усталость, а вместе с ней ошибки.

Клиенты и продажи

Менеджер не может выставить счёт, склад не отгружает, телефон не отвечает — клиент уходит к тому, кто ответил быстрее. Эти потери сложно посчитать точно, но для компаний, где продажи идут через 1С, CRM или телефонию, они часто больше, чем зарплата за потерянные часы.

Штрафы и пени

Если простой пришёлся на последний день сдачи отчётности, а сервис отчётности или электронная подпись не работают, опоздание с отчётом грозит штрафом. То же касается просроченных платежей и договорных сроков.

Потерянные данные

Самый дорогой простой — тот, после которого данные не удаётся восстановить. Тогда к часам ожидания добавляются дни на восстановление учёта вручную. Как заранее проверить, что копии рабочие, мы разбирали в статье «5 признаков, что ваши бэкапы не восстановятся».

Время руководителя

Когда в офисе нет понятного порядка, куда обращаться при сбое, ИТ-проблемы решает директор или самый «продвинутый» сотрудник: ищет мастера, звонит провайдеру, перезагружает роутер. Это время тоже оплачено — и обычно оно дороже остального.

Где чаще всего теряется время

По нашему опыту обслуживания офисов, основные источники потерь повторяются из компании в компанию:

• Медленные компьютеры. Старые жёсткие диски, мало памяти, переполненная автозагрузка. Если тормозят сразу все — см. статью «Почему компьютеры сотрудников начинают тормозить одновременно».
• 1С. Долгое открытие базы, зависания при отчётах, блокировки. Причины разобраны в статье «Почему тормозит 1С: 10 причин и способы решения».
• Интернет и Wi-Fi. Обрывы, медленная работа облачных сервисов, «у меня не грузится». Пошаговая диагностика — в статье «Не работает интернет в офисе».
• Принтеры и МФУ. Очередь печати, замятия, «принтер не в сети». Причины — в статье «Не печатает принтер в офисе».
• Сервер. Перегрузка, нехватка места, отказ дисков — простой сразу для всех. Какие показатели смотреть, описано в статье «Сервер перегружен».
• Ожидание помощи. Не сама поломка, а время, пока найдут, кто её починит. В офисах без регулярного обслуживания это часто самая длинная часть простоя.

Как измерить потери у себя за две недели

Оценка «на глаз» почти всегда занижена. Точнее будет короткий замер:

• Заведите общую таблицу или чат, куда сотрудники пишут о каждом сбое
• Для каждого сбоя фиксируйте: что случилось, у кого, сколько минут не могли работать
• Записывайте и мелочи: «компьютер загружался 7 минут» — тоже потеря
• Отдельно отмечайте время, потраченное на поиск того, кто починит
• Через две недели сложите минуты, умножьте на два — это ваш месяц
• Подставьте результат в калькулятор выше и сгруппируйте сбои по причинам

Группировка по причинам полезнее итоговой суммы: обычно видно, что большую часть потерь дают две-три проблемы, которые решаются один раз.

Как сократить потери

Полностью исключить сбои нельзя, но их количество и длительность хорошо поддаются управлению:

• Профилактика вместо ремонта. Обновления, очистка, проверка дисков и замена комплектующих до того, как они откажут. Что входит в регулярные работы, описано в статье «Что входит в обслуживание компьютеров в офисе».
• Мониторинг сервера и сети. Место на дисках, нагрузка, состояние RAID и резервных копий должны проверяться до того, как сотрудники заметят проблему.
• Понятный порядок обращений. Один канал, куда сотрудник пишет о проблеме, и понятное время реакции — это сокращает самую длинную часть простоя, ожидание.
• Рабочие резервные копии. Они не уберут простой, но превратят катастрофу в неприятность на несколько часов.
• Плановая замена техники. Компьютер, который каждый день отнимает у сотрудника полчаса, часто окупает замену или апгрейд за несколько месяцев.

С чем сравнивать сумму потерь

Посчитанную сумму полезно сравнить с тем, сколько стоит поддерживать ИТ в порядке. Абонентское обслуживание офиса до 15 рабочих мест у нас стоит от 20 000 ₽ в месяц — из чего складывается эта сумма, разобрано в статье «Сколько реально стоит ИТ-поддержка офиса на 15 рабочих мест». Сравнение со штатным специалистом — в статье «Сколько стоит штатный сисадмин и когда выгоднее аутсорсинг».

Обслуживание не обнуляет потери, и честнее сравнивать не «потери против абонентской платы», а то, насколько сократятся простои. Но если ежемесячные потери заметно больше стоимости поддержки, это повод как минимум разобраться, откуда они берутся. Для начала подойдёт бесплатный аудит ИТ-инфраструктуры: он показывает, какие узкие места есть в компьютерах, сети, сервере и резервных копиях.