Что должен проверять системный администратор в офисе каждый месяц

Кому и зачем нужен этот чек-лист

Большинство проблем в офисной ИТ-инфраструктуре не возникают внезапно. Диск сервера несколько недель копит ошибки, прежде чем отказать. Резервное копирование может месяц молча не работать из-за переполненного хранилища. Сертификат ЭЦП истекает в известную заранее дату. Ежемесячная проверка нужна, чтобы замечать такие вещи до того, как они остановят работу.

Чек-лист пригодится в трёх ситуациях:

• У вас есть штатный или приходящий администратор — и вы хотите понимать, что он должен делать регулярно, а не только «когда сломалось».
• За ИТ отвечает сотрудник без профильной роли — ему нужен понятный список, что смотреть раз в месяц.
• Вы выбираете подрядчика на обслуживание — и хотите сверить, какие регламентные работы он обещает.

Список рассчитан на офис на 5–50 рабочих мест с сервером или общим хранилищем, 1С и общими папками. Если у вас нет своего сервера и всё работает в облаке, блоки про сервер и диски сократятся, но остальное останется.

1. Резервные копии: создаются и восстанавливаются

Это первый пункт не случайно: остальные проблемы приводят к простою, а неработающее резервное копирование — к потере данных.

• Журнал заданий за месяц. Каждое задание резервного копирования (база 1С, общие папки, почта, если она локальная) завершилось успешно. Норма — ни одного пропуска. Тревожный сигнал — задание «успешно», но размер копии резко уменьшился: часто это значит, что копируется не то или не всё.
• Тестовое восстановление. Хотя бы один файл из общих папок и одна копия базы 1С разворачиваются в отдельное место и открываются. Без этой проверки отчёт «копии делаются» ничего не гарантирует — почему, разобрано в статье «Почему резервная копия есть, но восстановить данные невозможно».
• Копия вне основного сервера. Свежая копия есть на отдельном хранилище, в облаке или на отключаемом носителе — там, куда шифровальщик с сервера не доберётся. Проверяется дата последней внешней копии.
• Место на хранилище копий. Хватит ли места на ближайшие месяцы с учётом роста базы. Переполненное хранилище — самая частая причина, по которой копирование тихо перестаёт работать.

Отдельно про базу 1С — какие копии нужны и как проверить их пригодность — в статье «Резервное копирование 1С: как проверить, что база действительно защищена».

2. Диски и свободное место

• Состояние дисков (SMART) на сервере и рабочих компьютерах. Важен не столько общий статус «OK», сколько изменения: если за месяц выросло число переназначенных или нестабильных секторов, диск деградирует и его пора менять, пока он работает.
• Состояние RAID-массива. Если в сервере зеркало или массив из нескольких дисков, отказ одного из них может пройти незаметно: сервер работает, но защиты уже нет. Проверяется статус массива в утилите контроллера или в системе.
• Свободное место. На системных дисках и на диске с базами 1С. Ориентир — держать свободными не меньше 15–20% объёма: при меньшем запасе растёт фрагментация, перестают ставиться обновления, а файловая база 1С может повредиться при записи.

Если диски и место в порядке, а сервер всё равно работает медленно, — какие ещё показатели смотреть, разобрано в статье «Сервер перегружен: какие показатели проверить в первую очередь».

3. Обновления Windows, программ и оборудования

• Обновления Windows на компьютерах и сервере установлены, нет машин, которые «застряли» на старой версии или с ошибкой установки. Норма — все компьютеры получили обновления за прошлый месяц.
• Порядок установки. Обновления не ставятся бесконтрольно на все компьютеры в день выхода и не ставятся накануне сдачи отчётности. Разумно сначала обновить один-два компьютера и проверить, что 1С, банк-клиент и сдача отчётности работают. Что делать, если после обновления 1С всё же перестала запускаться, — в статье «Windows обновился — 1С перестала работать: что делать».
• Браузеры, офисные программы, средства для работы с ЭЦП обновлены до поддерживаемых версий.
• Прошивки роутера, NAS и другого сетевого оборудования. Проверяется, не вышли ли обновления безопасности. Сетевое оборудование обновляют реже и осторожнее, но проверять наличие обновлений стоит ежемесячно.

4. Безопасность и доступы

• Антивирус работает на всех компьютерах, базы свежие, защита не отключена. Просмотрены срабатывания за месяц: повторяющиеся обнаружения на одном компьютере — повод разобраться, откуда заражение.
• Учётные записи уволенных сотрудников отключены — в Windows, почте, 1С, облачных сервисах, VPN. Сверяется со списком кадровых изменений за месяц.
• Права администратора. Кто входит в группу администраторов на сервере и компьютерах — не появились ли там обычные пользователи «временно, чтобы поставить программу».
• Внешний доступ. На роутере нет открытых наружу портов удалённого рабочего стола и других служб, кроме тех, что осознанно нужны. Удалённая работа идёт через VPN.
• Неудачные попытки входа в журнале безопасности сервера. Сотни неудачных входов под именами вроде «admin» или «администратор» означают, что сервер перебирают снаружи.

Базовые меры, которые эти проверки поддерживают, описаны в статье «Как защитить офис от потери данных: базовый план информационной безопасности».

5. Сервер, сеть и электропитание

• Журналы событий сервера. Критические ошибки и предупреждения за месяц: ошибки дисков, неожиданные перезагрузки, падения служб. Одна ошибка — повод посмотреть, повторяющиеся — повод разбираться.
• Загрузка процессора, памяти и дисков в рабочие часы — особенно в дни закрытия месяца. Если пики растут от месяца к месяцу, сервер подходит к пределу, и это лучше заметить заранее. Признаки того, что ресурсы уже не спасти настройкой, собраны в статье «Как понять, что сервер в офисе пора менять».
• Источник бесперебойного питания. ИБП исправен, нет предупреждений о батарее, сервер настроен на корректное выключение при долгом отключении света. Батареи ИБП со временем теряют ёмкость, и узнавать об этом в момент отключения электричества поздно.
• Сеть и интернет. Не было ли за месяц обрывов связи и самопроизвольных перезагрузок роутера, соответствует ли скорость тарифу, работает ли резервный канал, если он есть.

6. 1С и учётные программы

• Конфигурации обновлены до актуального релиза — для бухгалтерских конфигураций это напрямую связано с актуальными формами отчётности. Перед обновлением делается отдельная копия базы.
• Размер и рост базы. Резкий рост за месяц — повод посмотреть, что в базе накапливается. Для файловых баз большой размер — одна из причин замедления.
• Жалобы пользователей на скорость и ошибки в журнале регистрации. Если 1С стала работать медленнее, причины удобнее искать по списку из статьи «1С тормозит: 10 причин, которые нужно проверить в первую очередь».

7. Сроки: ЭЦП, лицензии, домен

Этот блок чаще всего забывают, потому что он не про технику, а про даты. Зато ошибка здесь гарантированно останавливает работу в конкретный день.

• Сертификаты электронной подписи — у кого и когда истекают. Если срок наступает в ближайшие полтора-два месяца, перевыпуск нужно начинать сейчас, особенно перед сроком сдачи отчётности. Что делать, если подпись уже перестала определяться, — в статье «Компьютер бухгалтера не видит ЭЦП: причины и решения».
• Лицензии и подписки: антивирус, договор сопровождения 1С, облачные сервисы, почта.
• Домен и сертификат сайта, хостинг. Истёкший домен означает не только неработающий сайт, но и остановку корпоративной почты на этом домене.

8. Документация: что изменилось за месяц

Последний пункт — внести изменения месяца в документацию: новые и списанные компьютеры, новые сотрудники и их доступы, изменения в настройках сети. Без этого через год никто не сможет сказать, что где стоит и у кого какие права, а компания снова окажется зависимой от памяти одного человека.

Не всё делается раз в месяц: сводная таблица

Часть проверок нужна чаще, часть — реже. Ежемесячный регламент работает, только если ежедневное делает мониторинг, а не человек.

Годовую проверку удобно делать в формате аудита — что в него входит, мы описывали в статье «Что проверяет ИТ-аудит и зачем он нужен, даже если ничего не сломано».

Как директору понять, что проверки действительно делаются

Директор не обязан разбираться в SMART и журналах событий. Но он может требовать короткий ежемесячный отчёт и по нему видеть, что работа идёт. Хороший отчёт помещается на одну страницу и содержит:

• Резервные копии: сколько заданий выполнено и сколько с ошибкой, что восстанавливали в этом месяце и получилось ли.
• Найденные риски с конкретикой: «диск в сервере накапливает ошибки, рекомендуем замену до конца месяца», «у главного бухгалтера ЭЦП истекает 14 ноября».
• Что сделано: обновления, изменения доступов, обращения сотрудников и их причины.
• Что требует решения руководителя: покупки, замены, согласования — с ориентировочной стоимостью и сроком.

Тревожные признаки в отчётах

• Отчёт из месяца в месяц состоит из одной фразы «всё работает нормально» без цифр и дат.
• На вопрос «что восстанавливали из копии в прошлом месяце?» нет конкретного ответа.
• О сроке ЭЦП или переполненном диске руководитель узнаёт от бухгалтера, а не от администратора.
• Документации и списка доступов нет, а просьба их показать вызывает сопротивление.

Отсутствие проблем в отчёте не всегда хороший знак: в живой инфраструктуре за месяц почти всегда находится что-то, что нужно заменить, продлить или поправить. Если таких признаков у вас несколько, имеет смысл пройти самопроверку из статьи «7 признаков того, что компании уже нужен ИТ-аутсорсинг».

Что делать, если в офисе никто этого не проверяет

Начните с трёх самых дорогих пунктов: резервные копии (блок 1), сроки ЭЦП и лицензий (блок 7) и доступы уволенных сотрудников (блок 4). Их можно проверить за один день, и именно они чаще всего приводят к потере данных или остановке работы. Дальше — либо закрепить ежемесячный регламент за конкретным человеком, либо передать его подрядчику.

В абонентском обслуживании «Бизнес Системс» регламентные проверки входят в договор: мониторинг, обновления, проверку резервных копий и антивирусов мы делаем по графику, без отдельных заявок. Обслуживание малого офиса до 15 рабочих мест стоит от 20 000 ₽ в месяц (все тарифы), что ещё входит в него — описано в статье «Что входит в обслуживание компьютеров в офисе». А посмотреть, в каком состоянии ваша инфраструктура сейчас, можно на бесплатном аудите.