Переезд офиса: ИТ-чек-лист — что сделать до, во время и после переезда

Коротко. ИТ-часть переезда начинают готовить за 1–2 месяца, и первым делом — интернет: подключение в новом помещении может занять больше времени, чем сам переезд. За неделю делают резервные копии с проверкой восстановления и составляют список всего, что привязано к IP-адресу офиса. Сервер перевозят выключенным корректно, а в первый день включают оборудование по порядку и проверяют 1С, печать, ЭЦП и доступ к банку.

Когда начинать готовиться

Мебель и коробки перевозят за день, а вот интернет в новом помещении от этого графика не зависит. В зависимости от провайдера и здания подключение занимает от нескольких дней до нескольких недель: нужно проверить техническую возможность, согласовать прокладку кабеля с бизнес-центром, иногда — дождаться строителей. Поэтому разговор с провайдером — первое, с чего начинается переезд, а не последнее.

За месяц до переезда

Интернет и телефония

• узнайте, какие провайдеры уже заведены в здание, и подайте заявку заранее;
• решите, нужен ли резервный канал — второй провайдер или мобильный интернет на случай аварии;
• выясните, нужен ли офису статический IP-адрес и сохранится ли текущий — обычно при переезде он меняется;
• договоритесь о переносе телефонных номеров, если телефония привязана к адресу или линии.

Осмотр нового помещения

• есть ли кабельная сеть до рабочих мест или розетки придётся прокладывать — как спланировать сеть и Wi-Fi, разобрано в статье «СКС и Wi-Fi в новом офисе»;
• где будет стоять серверный шкаф или сервер: не в проходе, не под кондиционером, с вентиляцией и отдельной розеткой;
• хватит ли розеток и мощности электросети на компьютеры, принтеры и сервер;
• как будет устроен Wi-Fi: сколько нужно точек доступа и где их повесить. Почему один роутер на весь офис — плохая идея, разобрано в статье «Почему Wi-Fi в офисе работает медленно».

План рабочих мест и сети

Нарисуйте план: кто где сидит, где принтеры, где сервер и сетевое оборудование. По этому плану заранее прокладывают кабели и маркируют розетки, а в день переезда каждый компьютер сразу ставят на своё место. Заодно стоит сразу разделить гостевую и рабочую сеть Wi-Fi — зачем, объяснено в статье «Гостевой и рабочий Wi-Fi в офисе».

За неделю до переезда

Резервные копии с проверкой восстановления

Перевозка — это удары, вибрация и риск уронить сервер или сетевое хранилище. Перед переездом делают свежие копии баз и файлов, кладут одну копию вне офиса и проверяют, что из неё действительно можно восстановиться. Как понять, что копия не подведёт, — в статье «5 признаков, что ваши бэкапы не восстановятся», а про копии 1С — в статье «Резервное копирование 1С».

Список того, что привязано к IP-адресу офиса

Если в новом офисе сменится внешний IP-адрес, перестанет работать всё, что было настроено на старый адрес. Составьте список заранее и предупредите контрагентов:

• банк-клиент и другие сервисы, которые пускают только с разрешённых адресов;
• удалённый доступ сотрудников и подрядчиков;
• туннели между офисом и складом или производством — как они устроены, разобрано в статье «Офис и два производства в одной сети»;
• собственный почтовый сервер: для нового адреса нужна обратная DNS-запись, иначе письма начнут попадать в спам. Подробнее — в статье «Свой почтовый сервер для компании»;
• облачные сервисы и камеры, к которым настроен доступ по адресу офиса.

Инвентаризация и маркировка

Подпишите каждый компьютер, монитор и блок питания — чьё это рабочее место. Кабели от сервера и сетевого оборудования сфотографируйте и промаркируйте: так их быстрее и правильнее подключат на новом месте.

Работа на день переезда

Если в день переезда офис не работает, а дела не ждут, заранее настройте нескольким сотрудникам удалённый доступ — безопасно, через защищённое соединение. Как это сделать, разобрано в статье «Удалённая работа сотрудников: VPN или RDP».

Как перевезти сервер и технику

Выключение и транспортировка

Сервер выключают штатно, через систему, а не кнопкой: сначала останавливают 1С и базы данных, потом сам сервер. Перевозят его отдельно от общей массы коробок, в вертикальном положении или в упаковке, без ударов. Сетевое хранилище и внешние диски с копиями лучше везти в разных машинах или хотя бы не в одной коробке: если что-то случится в дороге, не должны пострадать и данные, и их копия одновременно.

Лицензии 1С

Программная лицензия 1С привязана к параметрам компьютера. Если при переезде меняется сервер, сетевая карта или конфигурация оборудования, лицензия может потребовать повторной активации — для этого нужны пин-коды из комплекта поставки. Найдите их заранее: искать пин-коды в понедельник утром, когда 1С не запускается, — плохой сценарий. Если лицензия на USB-ключе, его тоже не забудьте перевезти и вставить обратно.

Питание в новом офисе

Сервер и сетевое оборудование в новом офисе подключают через ИБП и сразу проверяют, что сервер умеет сам корректно выключиться при отключении света. Как подобрать и проверить ИБП, разобрано в статье «ИБП для сервера и сети в офисе».

День переезда и первый рабочий день

Оборудование включают по порядку: сначала интернет и сетевое оборудование, потом сервер, потом рабочие места. Перед тем как пускать сотрудников, проверяют:

• интернет и Wi-Fi в рабочей и гостевой сети;
• запуск 1С и вход в базы с нескольких рабочих мест;
• печать и сканирование на всех принтерах и МФУ;
• ЭЦП, программы отчётности и банк-клиент;
• телефонию и входящие звонки;
• удалённый доступ сотрудников и резервное копирование — что первая ночная копия на новом месте прошла успешно.

Что ломается после переезда, если о нём забыть

Сводный ИТ-чек-лист переезда

• за 1–2 месяца: заявка провайдеру, решение по резервному каналу и статическому IP;
• за месяц: осмотр помещения, план рабочих мест, прокладка кабелей, место для сервера;
• за неделю: резервные копии с проверкой восстановления, список сервисов с привязкой к IP, пин-коды лицензий 1С;
• за день: маркировка техники и кабелей, удалённый доступ для тех, кто работает в день переезда;
• в день переезда: штатное выключение сервера, отдельная перевозка сервера и копий;
• в первый день: включение по порядку, проверка 1С, печати, ЭЦП, банка, телефонии и ночной копии.

Переезд — хороший повод навести порядок в ИТ и проверить, что ничего не забыто: список того, что стоит посмотреть, собран в статье «ИТ-аудит офиса».